Outils
Traitement de texte, Claude (Projets)
Prix
Gratuit avec l'offre Free de Claude
Temps
Une demi-journée, une fois
Niveau
Débutant

Vous demandez à l'IA de répondre à un prospect. Elle écrit un beau message, mais annonce un délai de livraison que vous ne tenez pas et oublie vos frais de déplacement. Le problème ne vient pas de l'outil : il ne sait de votre entreprise que ce que vous lui avez dit dans la conversation. La documentation d'Anthropic le résume bien : il faut traiter Claude comme un nouvel employé brillant, qui ne connaît ni vos habitudes ni vos façons de faire.

C'est la méthode que je propose avant tout projet d'agent IA chez un client : on écrit d'abord ce qu'un nouvel employé devrait lire le premier jour. Elle sert à toute petite entreprise, qu'elle utilise l'IA à la main dans une conversation ou qu'elle prépare une automatisation.

Les 8 documents à rassembler

  1. La fiche entrepriseQui vous êtes, ce que vous faites en une phrase, zone d'intervention, horaires, coordonnées publiques, statut. Une page maximum.
  2. L'offreChaque service : pour qui, ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas, le résultat pour le client. La partie « ce que nous ne faisons pas » évite beaucoup de promesses inventées.
  3. Les prixTarifs, conditions (acompte, déplacement, urgence), date de validité. Si vos prix se calculent au cas par cas, écrivez la règle de calcul et dites à l'IA de ne jamais donner de montant final.
  4. Le processLes étapes réelles, de la première demande à la facture, avec les délais que vous tenez vraiment, pas ceux que vous aimeriez tenir.
  5. La FAQLes vingt questions que vos clients posent le plus, avec vos vraies réponses. Reprenez-les dans vos e-mails et vos appels récents.
  6. Les modèles d'e-mailsVos cinq meilleurs messages déjà envoyés (réponse à une demande, relance de devis, confirmation de rendez-vous…), après avoir retiré les noms et coordonnées des clients.
  7. Le tonVouvoiement ou tutoiement, mots à utiliser et à éviter, longueur des messages, signature.
  8. Les règlesCe que l'IA ne doit jamais faire : promettre une date, accorder une remise, parler d'un litige. Et quand elle doit passer la main à un humain.

Les règles d'écriture qui font la différence

  • Un document, un sujet. Un fichier « prix » séparé se met à jour sans toucher au reste.
  • Une date en haut de chaque fichier. Quand deux versions se contredisent, l'IA et vous saurez laquelle est la bonne.
  • Du texte simple. Des titres, des listes, des phrases courtes. Un PDF scanné ou un tableau très mis en forme se lit mal : convertissez-le en Markdown si besoin.
  • Des faits, pas des intentions. « Nous répondons sous 48h ouvrées » plutôt que « nous sommes très réactifs ».

Voici le squelette du document le plus important, celui des prix. Copiez-le dans votre traitement de texte et remplissez-le.

Modèle
# Prix et conditions
Mis à jour le : [date]

## Tarifs
- [Service 1] : [prix] [HT ou TTC], comprend [ce qui est inclus]
- [Service 2] : ...

## Conditions
- Acompte : [montant ou pourcentage, à quel moment]
- Déplacement : [règle]
- Délai habituel : [délai réel]

## Ce que l'IA ne doit jamais faire avec ces prix
- Donner un montant final sans validation de ma part
- Accorder une remise
- Annoncer un tarif qui n'est pas dans cette liste

Les donner à Claude, puis les auditer

Déposez vos huit fichiers dans un projet Claude : un espace avec sa propre base de connaissances, disponible même avec un compte gratuit (cinq projets maximum, 30 Mo par fichier selon Anthropic). La création pas à pas est détaillée dans le tuto faire répondre Claude avec vos seuls documents. Dans les instructions du projet, autorisez l'IA à dire qu'elle ne sait pas, comme le recommande Anthropic.

Avant le premier vrai usage, lancez cet audit dans une conversation du projet. C'est elle qui évite les mauvaises surprises.

Prompt
Lis tous les documents de ce projet. Tu vas bientôt répondre à mes clients à partir de ces documents uniquement.

1. Liste les contradictions entre documents (prix, délais, conditions), en citant la phrase exacte de chaque document.
2. Liste 15 questions qu'un client pourrait poser et auxquelles les documents ne permettent pas de répondre.
3. Repère les phrases floues qui pourraient te pousser à promettre quelque chose (délai, résultat, remise).
4. Signale toute donnée personnelle de client (nom, e-mail, téléphone) restée dans les documents.

Ne corrige rien toi-même et n'invente aucune réponse : donne-moi seulement la liste, classée par gravité.

Exemple réel d'usage : une entreprise de nettoyage remplit ses huit documents, puis lance l'audit. L'IA relève que la FAQ annonce une intervention « sous 24h » alors que le process parle de 48h, et qu'aucun document ne dit si les produits sont fournis. Deux corrections de cinq minutes, avant qu'un client ne reçoive la mauvaise réponse.

Ce qu'il faut savoir

  • Des documents à jour valent mieux que des documents complets. Prévoyez une relecture à chaque changement de prix ou d'offre.
  • Même avec de bons documents, l'IA peut se tromper : gardez une relecture humaine sur tout ce qui part chez un client.
  • Ces documents servent aussi à former un salarié ou un prestataire. Si vous travaillez avec Claude Code, ils complètent bien un fichier CLAUDE.md.

À respecter. Ne mettez dans ces documents aucun mot de passe, aucune coordonnée bancaire complète, aucune donnée personnelle de client. Sur une offre grand public de Claude, vérifiez le réglage « Model Improvement » dans les paramètres de confidentialité : c'est lui qui décide si vos conversations peuvent servir à améliorer les modèles.

Sources

Une fois ces documents prêts, ils deviennent la base d'un agent IA qui répond à vos clients avec vos propres règles.