Métier · Cabinets
Automatisation pour cabinets comptables et professions libérales
Pour un cabinet comptable ou un cabinet libéral, j'automatise le travail autour des dossiers : trier les documents reçus, relancer les pièces manquantes, gérer la prise de rendez-vous, préparer les comptes rendus d'entretien. Les données restent sous contrôle, les accès sont limités, et rien ne part chez un client sans votre relecture.
Échange gratuit de 30 min. Réponse sous 24h ouvrées.
Pièces attendues 4 sur 6 reçues
- Relevés bancaires, décembreReçu par e-mail, rangé dans le dossierReçu
- Factures d'achat, T4Reçues en photo, renommées et classéesReçu
- Contrat de prêtRelance envoyée, seconde relance prévue à J+5Relancé
- Inventaire de fin d'exerciceClient à appeler : tâche créée pour vousPour vous
Le quotidien
Où part le temps non facturable ?
- 01
Courir après les pièces.
Le même e-mail de relance, réécrit pour chaque client, puis un tableau à tenir à jour pour savoir qui a envoyé quoi.
- 02
Des documents qui arrivent par tous les canaux.
Une photo floue par WhatsApp, un PDF par e-mail, une clé USB à l'accueil. Il faut tout renommer et ranger avant de pouvoir travailler.
- 03
Le compte rendu écrit trois jours après le rendez-vous.
Les notes sont prises, mais la mise au propre passe après l'urgence. Le client attend sa liste d'actions.
Ce que j'automatise
Quelles tâches d'un cabinet automatiser en premier ?
Celles qui entourent le travail d'expertise sans en faire partie. Le conseil, la production et la signature restent les vôtres.
Tri des documents
Quelqu'un ouvre chaque pièce jointe, la renomme et la range à la main.
Chaque document reçu est reconnu (facture, relevé, contrat, avis d'imposition), renommé selon votre convention et classé dans le bon dossier. Les cas douteux attendent une validation.
Relance des pièces
Un tableau des manquants et des e-mails écrits un par un.
La liste des pièces attendues par dossier se met à jour à chaque réception. Les relances partent selon votre calendrier, avec la liste exacte de ce qui manque, et s'arrêtent quand tout est là.
Prise de rendez-vous
Allers-retours par téléphone et par e-mail pour trouver un créneau.
Le client choisit un créneau en ligne selon le type de rendez-vous. Il reçoit une confirmation, la liste des documents à apporter, puis un rappel.
Comptes rendus
Notes manuscrites, mises au propre quand il reste du temps.
Avec l'accord du client, un brouillon de compte rendu et de liste d'actions est préparé à partir de vos notes ou de l'enregistrement. Vous le relisez avant tout envoi.
Questions internes
« Où est la procédure pour… ? » Un collaborateur interrompt un associé.
Un assistant interne répond à partir de vos procédures écrites, en citant le document source. Il ne répond pas aux clients et ne donne pas d'avis.
Confidentialité
Secret professionnel et RGPD : où vont les données ?
C'est la première question à poser, avant toute automatisation. Je vous montre, outil par outil, par où passent les documents, pour que vous puissiez décider en connaissance de cause. Vos obligations déontologiques restent les vôtres : mon rôle est de vous donner une installation qui les respecte.
| Question | Ce que je mets en place |
|---|---|
| Où sont stockés les documents ? | Dans vos outils actuels quand ils conviennent. Pour l'automatisation, n8n peut être installé sur un serveur que vous contrôlez, en Europe : les fichiers ne transitent pas par un service tiers de plus. |
| L'IA apprend-elle sur mes dossiers ? | J'utilise des outils d'IA dont les conditions excluent l'entraînement sur les données envoyées, et je vous montre la clause. Quand une étape n'a pas besoin d'IA, elle n'en utilise pas. |
| Qui a accès à quoi ? | Des accès limités à ce dont chaque flux a besoin, un journal de ce qui a été traité, et la liste des accès remise à la livraison. |
| Qui valide ? | Un humain, pour tout ce qui part chez un client ou touche à un avis. L'automatisation prépare, le cabinet décide. |
| Et le RGPD ? | Je traite des données pour votre compte : on signe un contrat de sous-traitance, comme le prévoit le RGPD, et je documente les traitements mis en place pour votre registre. |
Professions de santé : cas à part. Les données de santé obéissent à des règles d'hébergement plus strictes. Si votre cabinet en traite, on vérifie ce point en premier, avant de parler d'outils.
Comment ça se passe
Un premier flux, testé sur des données fictives
Une automatisation simple prend en général 1 à 2 semaines. Rien ne touche un vrai dossier avant que vous ayez validé le comportement sur des exemples inventés.
30 min · gratuit
Échange
On regarde vos périodes chargées, vos canaux de réception et vos outils, sans accès à aucun dossier.
offerte
Maquette
Je prépare une démo du flux sur des documents fictifs qui ressemblent aux vôtres.
2e rendez-vous
Présentation de la démo
Vous voyez le tri ou la relance fonctionner. On fixe ensemble ce qui demande une validation humaine.
prix fixe
Devis
Outils, hébergement, flux des données, délai et prix au forfait, à la fin de la démo.
1 à 2 semaines en général
Construction et test
Sur des données de test d'abord, puis sur un petit nombre de dossiers réels choisis par vous.
rendez-vous de mise en ligne
Mise en service
Prise en main avec l'équipe, documentation, schéma des flux de données, alertes en cas d'erreur. Premier mois de maintenance offert pour un suivi de 6 mois.
Honnêtement
Ce que je ne fais pas
Ça vaut le coup si
- vos collaborateurs passent des heures à réclamer et ranger des pièces ;
- vos rendez-vous se calent par allers-retours d'e-mails ;
- vous voulez savoir exactement par où passent les données de vos clients.
Je ne le fais pas
- remplacer votre logiciel de production comptable ou de gestion de cabinet : je le connecte au reste ;
- reconstruire ce que votre logiciel fait déjà, comme un portail de dépôt de pièces : on commence par l'utiliser à fond ;
- laisser une IA donner un conseil fiscal, juridique ou comptable à un client ;
- envoyer un document à un client sans validation du cabinet.
Questions fréquentes
Cabinets : vos questions
Est-ce compatible avec le secret professionnel ?
C'est ce qu'on vérifie avant de construire quoi que ce soit. Je vous montre par où passent les documents, quels outils les voient et sous quelles conditions. Les données peuvent rester sur un serveur que vous contrôlez, en Europe, et les accès sont limités. La décision finale vous revient, au regard de vos règles professionnelles.
Faut-il changer de logiciel comptable ?
Non. J'automatise autour de vos outils actuels, à condition qu'ils permettent un export ou une connexion. Si votre logiciel propose déjà un portail de collecte des pièces, on commence par celui-là.
L'IA peut-elle se tromper dans le tri des documents ?
Oui, surtout sur des photos floues ou des documents inhabituels. C'est pourquoi chaque flux prévoit une file « à vérifier » pour les cas douteux, au lieu de deviner. Vous voyez ces cas pendant la démo, avant la mise en service.
Peut-on enregistrer un rendez-vous client pour faire le compte rendu ?
Seulement avec l'accord du client, demandé avant le rendez-vous. Sinon, le compte rendu se prépare à partir de vos notes. Dans les deux cas, c'est un brouillon que vous relisez avant envoi.
Combien coûte l'automatisation d'un cabinet ?
Le prix dépend du nombre d'outils à connecter, de l'hébergement choisi et des cas particuliers. Après l'échange gratuit et la démo de votre maquette offerte, vous recevez un devis au forfait. Les abonnements éventuels aux outils sont payés directement par le cabinet.
Premier pas
Parlons de ce qui vous fait perdre du temps
Trente minutes au téléphone ou en visio. Vous décrivez votre activité, je vous dis ce qui peut être simplifié, ce que ça coûterait et ce que je ne ferais pas à votre place.
- Gratuit, sans engagement
- Réponse sous 24h ouvrées
- Un compte rendu écrit après l'appel